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3 W4 |: H) y+ j6 m- L; E% X2 @2 }+ Wmso-font-kerning:0pt">2012 % s1 V& \% ?9 h( h0 Zfont-family:宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">年4 月16 日，中共中央办公厅和国务院办公厅联合下发了《党政机关公文处理工作条例》。同年6 月29日，为提高党政机关公文的规范化和标准化水平，又发布了《党政机关公文格式（GB/T9704—2012）》。所颁发的《条例》和《格式》，其目的就是要求统一公文格式，突显公文的权威、庄重与严肃。但在实际工作过程中，各级党政机关和企事业单位工作人员大多使用Microsoft Word 软件印制和办理公文。本文作者就Word 软件印制新版公文进行了初步探索，形成了Word 版工作规范和新版公文规范解决方案。下面，作者以单一机关XX 公司《关于召开安全工作会议的通知》这份公文为例，展示用Word 制作新版标准格式公文的全过程。供大家学习交流。 2 R9 E# d( R$ [% ?2 l0 C9 D
" i# g B, R9 G, l4 V3 w- G; J+ Y: U5 Y
font-family:宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt"> 一、具体操作流程及内容' D9 Q4 v# i) x+ V J6 G8 \* [color:#353535;mso-font-kerning:0pt">
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+ e# O' {, D0 S! m7 {# b. N% z* O: ^mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">（一）页面设置。# F. L( w. v+ o5 L4 t/ Tcolor:#353535;mso-font-kerning:0pt">
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4 J4 N& |4 i/ t/ f G% H: P5 J0 O9 x/ z" y8 j8 X9 Y( Ymso-font-kerning:0pt">1. . I4 C$ D4 V7 B4 @
宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">新建一个word 文档，单击“文件”→“页面设置”，打开“页面设置”对话框，选择“纸张”选项卡，把纸张大小设置为A4。
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8 k, B1 B y( j4 \mso-font-kerning:0pt">2. w% j4 t9 }0 s7 z% g" y# f a( v) B宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">选择“页边距”选项卡，首先在“页码范围”设置栏的下拉选项中选择“对称页边距”，然后在“方向”设置栏中选择“纵向”，然后在“页边距”设置栏中设置上3.7cm，下3.5cm， 左2.8cm， 右2.6cm。最后点“确定”。计算公式为：标准A4 纸张297mm×210mm， 版心高度297mm37mm-35mm=225mm， 版心宽度210mm-28mm-26mm=156mm。从而保证版心尺寸为156mm×225mm。版心总体居于A4 略偏右下，布局满足三大条件：一是从垂直方向看，公文版心整体略处于纸面下部，给人以沉重感觉，符合公文的庄重性。二是天头留足空白空间，便于公文处理。三是从水平方向看，订口略大于切口，便于装订阅读。 ' v. l6 E2 U1 V1 I @
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mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">（二）制作发文机关标识。' W! U& A* g4 G2 K3 X W: z, q2 fcolor:#353535;mso-font-kerning:0pt"> + ]/ E/ |; A0 M
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mso-font-kerning:0pt">1. + Z3 d5 i, Q$ I9 B. ]6 x! A
宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">在文档的第一行输入一个回车符，并把这个回车符的大小和行距（固定值） 都设置为99.5 磅，即35mm。或点击插入文本框，设置文本框高度（行）3.5cm，选择文本框设置为“无框线”。此距离为发文机关标志上边缘距版心上边缘的准确距离35mm。同时按照2012 版党政机关公文条例及规范，取消以往上行文与下行文差异距离设置，统一规定为35mm。35mm亦是三行多的距离，正好可以标注份号、密级和保密期限，以及紧急程度等版头中的三个重要要素。 3 e' H$ U: J; J: C- c4 G; ^* ?; O
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9 l9 G8 @! R8 z' }mso-font-kerning:0pt">2. % L* n9 ^; ~+ U2 c* X8 b: m宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">在文档的第二行输入“XX 公司文件”，并使之居中排列。选择这行字，对它进行格式设置：点击“格式”→“字体”，选择“字体”选项卡，在“中文字体”选择框中，选择“小标宋”（或用宋体代替），在“字形”选择框中选择“常规”，在“字号”选择框中直接输入“62”，即单个字的宽和高都是62 磅，也就是22mm，在“字体颜色”选择框中选择红色；选择“字符间距”选项，在“缩放”选择框中选择“68%” ，使单个字的宽度缩小为高度的68%，即15mm。点击“确定”，完成发文机关标识的制作。本次发文机关标志的制作仍然按照22mm×15mm，主要由于99 版国标中“国务院文件”是此标准，而2012 版国标未对“发文机关标志”规定具体数值，但规定以不大于上级机关为原则。发文机关标志在具体排布上，文字少的情况下要适当拉宽字间距，文字多的情况下尽量压缩字间距（或缩放比例），总体上要小于版心，做到醒目、美观、庄重。 3 W( M& W+ I7 c* ]0 C: T9 ^. n% y
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mso-font-kerning:0pt">3. $ L- I& D0 e, s% B2 W! r' `宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">选中第二行，把第二行的行距设置成固定值“62磅”，单击确定。
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* ^" R9 K* g# L8 zfont-family:楷体_GB2312;mso-hansi-font-family:宋体;mso-bidi-font-family:宋体;
" i9 P8 P$ z8 M3 {$ [, j) W1 r5 Ocolor:#353535;mso-font-kerning:0pt"> （三）确定并标识发文字号。7 N Y" l) B# d* E. i
mso-font-kerning:0pt"> ( ~& \' C; }- N9 _4 G* v
$ Z# e" H5 B7 d* H7 m) ]7 W& ~ X8 vmso-font-kerning:0pt">1. / e& {8 ]3 }, f" X! h0 M
宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">在文档的第三行和第四行分别输入大小为3 号仿宋字的回车符，并把这两行的行距都设置成“固定值”“16磅”，即3 号字的高度值，这样根据《格式》要求，发文字号在发文机关标识下空两行的位置。
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mso-font-kerning:0pt">2. J3 Z: |& S# i4 D2 y* G7 C) b
宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">根据公文内容或公司规范化简称拟定发文字号，比如“XX 司〔2014〕1 号”或“XX厂〔2014〕1 号”， 用3 号仿宋体字居中排布在文档的第五行。注意发文字号中的年份要用六角括号“〔〕”括起。
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. K+ `7 e8 D. B. e, U- J+ ~mso-font-kerning:0pt">3. + u! e; r, \" ]
宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">选中第五行，并把第五行的行距设置成“固定值”“16 磅”。
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mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">（四）红色分隔线。0 [ i S$ T7 qcolor:#353535;mso-font-kerning:0pt">
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mso-font-kerning:0pt">1. - F/ A. ]# ]# {: m宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">在文档的第六行，输入一个大小为11 磅即约4mm 的回车符。满足公文分隔线在发文字号下方4mm 处的规定。 8 n4 A" L' N% n; r# F
/ V7 j# [, F( j2 U t" ]# `, k8 m: U! I6 a5 T0 ~. Omso-font-kerning:0pt">2. / ]! g* \0 {# W. k% g$ x+ ^1 `( w0 D宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">选中第六行，并把第六行的行距设置为“固定值”“11 磅”。 # ~; t4 C- \! T, i" _: L) X
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mso-font-kerning:0pt">3. 6 k, _7 z7 Q! l* c V# s
宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">在第六行回车符的下面插入一条长度为156mm、宽度为0.35mm0.5mm的红色分隔线。单击“插入”→“图片”→“自选图形”，打开“自选图形”工具栏，选择直线工具，在第六行的下面画一条与版心同宽的横线→双击横线，打开“设置自选图形格式”对话框，选择“颜色与线条”选项卡，设置线条颜色为“红色”， 线条虚实为“实线”，线条粗细为“1.0磅-1.5 磅”，即0.35mm-0.5mm。单击“确定”，完成分隔线条格式设置。分隔线具体高度也可根据发文机关标志字体字号酌定调整，最大应不超过1mm，即“2.8磅”。 2 S' z6 k/ `8 T- H) O
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mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">（五）设置标题。% a: ~5 q+ N; i
color:#353535;mso-font-kerning:0pt">
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( U/ [; z5 @+ C+ ^8 ]6 Omso-font-kerning:0pt"> $ d6 F; \7 T; o& ]宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">
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font-family:宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt"> 二、公文制作规范思考: Y( c& Y) q4 h1 s. i$ ~! L. [9 ?color:#353535;mso-font-kerning:0pt">
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) g s }0 j8 _+ `" _: F% n5 U: U$ I& T! [9 t12.0pt;font-family:宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:3 K, f: o+ P. \7 o3 ]& e( }* n
0pt">笔者通过外出学习和参观交流，以及阅读上级及相关企事业单位公文，发现不同单位不同部门，甚至同一企业内部的公文模板都不尽相同，千差万别。特别是针对《格式》规定的不具体地方，更是千姿百态。这些现象说明了不同工作人员对标准的不同理解，也说明了工作中缺乏公文格式数值化标准的统一。一是Microsoft Word 软件已经进入各个领域，在公文印制和流转中的使用面和使用率都很高，有必要对Word 制版进行说明和规范，从而体现公文的严肃和庄重。二是制版应该遵循《格式》已经明文规定的具体数值，比如页面、版心等尺寸。三是突出公文的严肃、庄重特性。四是工作人员应对各版本word办公软件熟悉掌握与灵活运用。
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color:#353535;mso-ansi-language:EN-US;mso-fareast-language:ZH-CN;mso-bidi-language: h6 ^( A+ a% n. \) S( E) ?
AR-SA">（作者：中国石化集团四川维尼纶厂岳川平 ( H& g# _' j6 E' Z& ]9 Ocolor:#353535;mso-ansi-language:EN-US;mso-fareast-language:ZH-CN;mso-bidi-language:
6 r% A, U$ I. w. p! r5 b( HAR-SA">） | 
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