职责是秘书人员在辅助管理的活动中所承担的具体的工作内容。它具有多样性和具体性的特征，解决的是秘书应当做什么的问题 3 Y, T8 T6 N9 h* @( x- i
' i& ?7 j& J% Z2 }9 n 职能则是秘书人员在职责范围内一切活动所产生的整体功能，它具有宏观性和概括性的特征，它不仅解决秘书工作做什么的问题，还要解决秘书工作为什么做和应当怎样做的问题。 ) o- H' D6 Z1 Y5 \0 m) s. ]7 |
/ d3 b. }3 a! R
一、秘书的职能$ ]3 I* q, k4 b$ r+ _* w7 W* M
1.辅助决策 , Y' M. P3 Q+ U: g
: k% ~/ c& y$ R: T3 @! w- f
（1）、辅助决策的含义：在决策过程中，在知识（包括理论）、能力（包括技术）、经验和精力等方面给予决策主体全面的补偿，以提高决策的科学性和时效性。
+ z* c: [9 }/ _ g/ k
8 Q- h c8 ^2 B% Q6 e （2）、辅助决策的特征：体现在以下几个方面：
& Y+ D7 p, ?! H* `$ ]
5 ]" S5 @9 x8 M 辅助内容的综合性 8 U9 A0 Y6 J. N
# K( {4 a' r( N- E7 u% e/ u 辅助时间的经常性 $ i' X0 ~( b% i, u; H
3 z+ h4 ?8 ^1 ?$ g* q4 I; R/ ]. z- M4 o
辅助环节的全过程性
+ v! a$ G& g: `5 h+ M( Q" j; ^! l6 K/ [3 @8 x* s0 v7 O* F" `% o. e
（3）、辅助决策的原则 % U' j! y( b1 J% ]# c
5 L r8 O, |9 g% x
超前原则
, L% Z& j! e8 C0 B9 b
! e7 v5 h, K+ X1 N) G 定位原则
8 W& f1 H2 v" O
4 {. F$ j7 E$ L 信息原则
+ M' r6 Y. q2 a Z+ S! U* J+ T! K+ E5 g1 C9 E
谏诤原则
0 e4 D: f: r+ x4 u# Q5 ~! Z( b: k, v& X3 X* r
（4）、辅助决策的过程
- [ v$ J. y; }, `, j/ d
' Z' u9 z5 M; c, } 协助领导确定目标 5 u8 f& E& l: Q5 w
* g% X% u* }0 D6 x 协助领导设计方案
8 I8 V5 {; f4 l, t4 Z" d6 e" Z+ } f9 e
6 m$ p( J7 G# Q$ p2 Z 协助领导评优选优 ( b. \. J6 i4 y% ^/ v
7 \/ `: b+ A2 k3 P' Z9 g 协助领导实施反馈
; O! q9 y$ G' ~9 Q- D- J$ y @! o* Q/ Q r( e. P
2、协调关系 ( q- D# d7 Q, G; U! @* s7 z* L
}. w& C. I3 E, b3 P7 M& w （1）、协调关系的含义：秘书的协调是指秘书人员在自己的职权范围内，自觉地调整各类组织、各项工作、各个人员之间的关系，促进各项活动趋向同步化和和谐化，以实现组织目标的行为过程。
& V x: [' Q l/ H4 x8 @; e# U) [# `( J
（2）、协调关系的特征
! d7 s- Q$ Z5 ?* G+ Y M' m( ~. v1 ?7 ]! Z
从属性
, n3 @" ~ R& d" h& `; F- Q7 W; `0 J
广泛性
6 Z2 N+ `6 T3 L/ G, i1 ^
) h+ O+ I4 J+ S- m) c 间接性 7 g* l% r9 V8 { c" W9 E) L
) ~0 C. l- M$ [ （3）、协调关系的原则 2 h9 ]$ H7 N3 {7 `' Y
1 `* O5 P- m1 G
政策指导
& @5 Y- h( k$ q- K" h3 x4 }' X V- E
客观公正 ! C4 f$ d" T. W A q
$ }- o w& i9 U+ J* h 平等协商 * A. @& F0 ~9 t' ^5 m
W, d! ~! Q: p }7 f
注重整体
+ p, `) }( G* G6 V3 g/ s" Y9 h1 S/ y* j* A: K
灵活适度 ( u5 ]+ j. y- A; y. p+ x
. m; J% a8 C: O) o+ f+ B$ K! j （4）、协调关系的过程
% v! c7 b, |! A/ V* n1 H3 S9 l6 l, t3 O2 t7 a
摸清情况 / ?6 \' z- Y+ R% ? r0 B% v
6 d6 l2 O9 I8 p/ J! c% v 找出症结
" Q$ R" x3 `5 w, T9 I+ M' V6 e
6 \; p1 U: R/ a& V 恰当协调
$ p% T' F, y$ O# S. r; [8 j5 {5 s7 L0 n* T4 l
督促落实 1 l/ t7 O. V) ]. K: S
2 y4 `8 {$ ^2 a2 V1 X5 x0 C8 K9 _
检查反馈
: | y# Z$ I* s1 H" X# n9 O& M( \& u( }2 w+ s, e0 n
3、处理信息 7 f5 Y. P& C$ J' i
7 v: R6 M/ L5 n6 E2 C4 v
（1）、处理信息的含义：信息是指客观存在的一切事物通过物质载体发出信号、消息、情报、数据、图形、指令中所包含的一切有价值的内容。信息不是事物本身，而是表征事物消息和信号中的内容。
, @. Z/ z# L* m! x
5 s4 |0 h( \" o- i& v （2）、处理信息的原则 ^* n& W% j" w8 u8 m3 M- d
: Q' r$ |, R4 g) A2 P8 t+ l- f% @
及时性原则
/ T8 D7 n6 `8 C+ o h6 k Z3 k4 {2 d
保真性原则 , j) ]' ]% j( |6 X# a; J# H @
" _3 ? ?4 b' T4 k) H! D U; j/ c
适用性原则 / O6 i9 @2 E V8 `& z" z
- \9 ^9 [9 a- A# T( t
预测性原则 ` }; N- i, G
0 Y2 l. b, x* d5 z
（3）、处理信息的内容 - b9 c( P& u9 s) S3 Z$ i
6 S8 t! F0 h. D: x4 m/ L
历史信息 $ u; R/ j- i) l3 ~
n7 \/ f* Y7 j# ^; s
上级信息
. U! V6 C$ j P9 m" H. i
; e5 w }) j( e }4 s4 S5 @7 q- } 内部信息
# E3 n$ k! j% L; X7 O( q4 x# q% u) n6 e5 k. L v* B6 W. \
公众信息 6 i- P" g5 @: ^- K/ N9 z
! `5 p! C) P! y, j6 m2 r" D+ }! L
社会信息
1 y. H9 z3 ~ h& e% E8 N
: H: n- T9 [0 k2 P （4）、处理信息的过程 , }% F# E L; H$ _
( W7 F$ b9 K1 t: V1 z
信息的收集
9 e9 s) s* j' x
6 D/ m C- j4 B2 s! a 信息的加工 % _" T) p0 Q" O# v
* s& [. e# |5 A3 P4 J) x {" w 信息的传递
$ w; r1 C1 t* n0 h6 S$ s! y. t7 a% G3 B. X o& `/ U5 m) c) U% Q
信息的反馈 " c c9 l8 h, {
% V8 l) X$ O9 l
信息的储存 ' m3 ]( W5 S8 R) Y0 c% ~7 T* @
& ]1 }4 N! W! p6 V1 l: H 4、办理事务 ; g6 I: Q. K- k8 w) [1 t
$ M* ~! n- S( l' c7 R9 u9 H- D* O （1）、办理事务的含义：事务是指一切同领导工作有关的日常具体工作。
, M& Z, R5 S( G$ r" r8 l$ |* P1 t; B( z. _
（2）、办理事务的特征 / \( U4 e' U1 ^# `- s
- x# Y( a. X) h8 z' F1 v! H g1 ~# U \
综合性
! m% w3 t, [% {& ^4 w+ k' e8 D0 b) x" c
服务性 # }% {/ p. b9 O" p6 n) k
" q% K# c" W3 E 繁琐性
* t+ C5 _# ~, d9 ] L; b
- n* r/ r9 _/ E; L/ P, C 突击性 ^8 N2 r3 Z. P2 M K
3 O0 \& i+ t# I5 W （3）、办理事务的原则
' z/ o- h: c1 n$ k7 A: N6 P) I
6 f1 f x- R. z8 C: [ 被动中求主动
3 w6 y/ R/ r5 ?: o9 n5 a
& G6 c4 u2 V7 ]& R- L t: H 原则中求灵活 3 K! H- e8 N8 Z' `
1 p: p c$ S* c" ^
繁杂中求规范 + }' j3 x8 _' D' Q9 a D; c
$ H1 x: Y; O* n0 K （4）、办理事务的程序
Y* }$ ^ u; v( j6 v B6 F
4 U# m" k6 n/ Q, a. | 自然程序
0 y1 C" Z& l9 g* I- A0 q2 f# P4 Z; ^7 u8 w- Q
理论程序 " ~2 T- H/ E# [7 ~' X3 B: {
2 A* P- X+ l3 K$ f* K) |! p
指令程序 7 [0 h0 d6 l* D& w
$ u6 ] u6 O$ ~/ g 法定程序
# f3 d- t1 q/ x3 x2 b4 m2 Q& ~, b7 M& \' g
技术程序 7 ~) o3 K: M5 _; p6 K( ?
; H T; K. G. W 习惯程序 % ?+ p5 z q5 t }* K# L
/ g2 ]: U8 N2 I; }1 z 二、秘书的职责1 K6 K% T9 O, }# n0 _2 R( H% C
大致也有以下11个方面： " S1 i# T" b: d; U; H
* a. [; ^: A& l, v! A7 K5 Y) T; V: ? 日常事务管理（办公室管理、通信管理、值班事务、日程管理、印章管理） ; W7 a j! b1 m- n5 e9 l# f
4 `2 }; S: H( l; R* J: P; O4 K 接待事务（来访接待、安排服务等） - W- [) k$ u/ @* t) g8 L
. Q1 ^) Y7 q1 i. K* ` 会议事务（会议安排、会场布置、会议服务、会议文件的处理等）
# C( Q! f. C) K. z6 t. B/ w3 X8 x4 C1 O) B- i9 M
行政事务
% p; B. b% X/ Y( q0 u
$ S W+ z. i% h _0 C6 Y5 `2 d3 B 信访事务（群众的来信来访或顾客的投诉处理等） " u8 N# n: @6 E% q8 ~
. Q; }8 ~& w3 A" X; r 调查研究事务（搜集信息，提供可行性的方案供领导选择） / x2 q8 H2 T7 a; P& G
( S. G9 a0 ]1 ] L& Z- ^0 k# D 文书档案事务（文书撰写、制作、处理和档案管理） , W4 e9 h. h) F$ ^( y: Q* D! o
2 v( W$ G9 s8 p8 I1 Q8 j 写作事务（各种文体的写作） ' P2 r" P+ k3 q( q
; T' T8 ?, Z. @- F
协调工作（政策、工作、地区、部门、人际关系等) 6 F; x$ `/ j/ N7 G0 M# i
' W( b/ s9 H9 a1 X1 k
督察工作（督促、检查领导交办批办工作的落实情况） " `' |5 N3 ^* F$ X
& d5 e5 i0 \; x9 Z% n- V4 B 其他领导临时交办的任务 |
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