第三专题
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7 k/ c% S2 E) k$ ^6 \加强办公室建设与管理" \. o! _$ R$ B7 A% S
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一、办公室人员岗位认知与基本职责
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5 W' X& t0 e5 ~- t1 y二、加强办公室建设# v' m" `. R H4 c
/ `: [8 h. L0 J三、办公室办会工作基本规范
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四、加强办公室的日常管理
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) @$ y* U( U: P1 t& B一、办公室人员岗位认知与基本职责7 n/ p J' F( g3 @3 Y8 W
5 ^( b% X: v$ Z% d. U6 F; s（一）办公室的地位与职能重要地位：中心：管理运转中心、信息处理中心、文档管理中心、会议管理中心、综合统计中心、信访接待中心。枢纽：联结决策层与执行层的纽带。
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联结各职能部门的纽带。窗口：经常与外界接触，办事效率和工作质量及其工作人员的礼仪风范、精神面貌，在很大程度上代表社会组织的形象。' b& }- {8 f8 H1 z
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职能定位：, I& ~! I$ `( S: i) p" T) ^# \" G
' M8 K' C- }9 t: Q# ]* h9 M1 ?行政助手、信息传输、综合协调、参谋辅助。( E2 P8 a* Q- a9 O9 M4 t% L
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一、办公室人员岗位认知与基本职责
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（二）办公室工作内容与特点工作内容：8 u* T# ]+ k, d9 E0 S$ g
2 W. b4 D. h7 ]按性质分：% x' F8 }- d9 {* d
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程序性工作；智囊性工作；临时性工作。 l0 C" |$ J. Z) o+ H0 ]- R3 w
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按内容分：$ ^7 d. I: Y; C* {2 E2 g6 r9 H
3 W7 J% { C8 m6 A' w办文；办会；办事。（简称“三办”）工作特点：+ F& s: p5 m6 ?% ^% X3 x5 ]
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综合性；服务性；程序性；被动性；机要性。! A& Y! Q( a, y% y
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一、办公室人员岗位认知与基本职责（
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三）办公室人员角色定位1 \$ |# H( s& u# e, `1 {% c
6 v W3 i5 N/ C+ l办事员、笔杆子、领导助手、参谋智囊
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4 R u0 z0 ~; [& b9 m# s（四）办公室工作对人员的要求! ^ i. }' f0 a* B& H
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2003年2月6月在中央办公厅工作会议上，王刚主任传达了江泽民同志对中办工作的几条指示：
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一、要讲事业心和责任感；
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) ]% T* P: |. c' H/ P r: @二、要认真细致；
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H5 [2 s( S$ r- O7 e) W三、要讲究程序(不要打乱仗)；" ~ [3 j% D- W2 U* E! L0 Z
r3 W. _# o4 m0 }9 H7 O四、要讲工作效率。
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( y1 R" `/ }- T% t4 t（四）办公室工作对人员的要求
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& I& H: p, N5 y q) T1、思想素养$ g, A$ M9 o2 ~8 z- S( X
. _3 K8 m `, R h4 p* M# g" N) L热爱本职。干一行，爱一行，专一行。# M2 P% s& D7 L* Z# a
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政治敏锐。从政治角度、大局高度看问题，处理办公室工作，听招呼，能自律，严保密。
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责任感强。将自己的工作职责与单位的发展、集体利益联系在一起。这是思想政治水准的一种表现。
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踏实肯干。舍得为工作投入。! Z/ @ d) I% Y. V6 u$ A
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（四）办公室工作对人员的要求4 \# m) e; P$ g
, Q, ~# X& j5 v% Q V2、业务素养具备较高的政策水平。具有较强的综合分析能力。+ J, k1 p4 C3 ]+ b
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调研能力。善于通过调研掌握大量情况。
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, k; Q* i- q. j; I5 R思维能力。善于思考问题，抓住关键。
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表达能力。能准确简明地阐述己见。良好的协调能力。较强的应变能力。
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: q, ~3 N; A: K0 v) j8 ?, _1 A( C（四）办公室工作对人员的要求3 |# I# p5 O' w) Y* O ^* ~# w
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3、心理素养
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3 B% a2 [' l% i9 g1 q( E心理素养，指人对环境及其相互关系的适应能力。 M+ W. t4 p Y- b3 T6 x9 [9 q6 O$ i
' v) A6 C% ?/ C3 X注意力。由于办公室工作的特殊性，要求对事物具有职业的注意力。8 N7 W( a" V1 u i: W! L
3 d$ m& K( h2 w8 Q( B2 l0 m调控力(控制情绪的能力)。5 k! S" l; t: p9 |4 a5 y( b( ]
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意志力。
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4 \6 g) |4 x g* H（四）办公室工作对人员的要求
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7 O: e& g# ?5 x& Z$ O0 s; D4、角色意识8 G" R" E! E* s
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做好办公室工作，必须强化以下角色意识：服从意识9 X9 I. d, a0 q/ X2 J& h
+ Y! t5 T2 d6 }" ?全局意识6 F/ ^$ n- N, ^% p' o1 B
; i% S2 L- n; W( J责任意识
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$ V' t8 ?( w9 P/ `9 b创新意识
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奉献意识
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1 z: q# T6 U+ p& `信息意识
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' u( |6 V8 y* f- f. N程序意识
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& F$ d* a: q3 d学习意识
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* o; h1 L: t! w* [$ n- ~（五）领导对办公室人员的期待4 k* U; b3 i& |, ? E
" \# ^4 K) g$ g5 N4 ^ {- Z领导测评办公室人员的20道题目
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1．他知道你在组织中的职责范围和全部活动吗?7 p$ z$ M. n9 \: D3 y- |" A
) b5 x2 G- Y$ n5 ?他是否了解你的目标和意向?
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他怎样将目标和意向同组织的总目标相结合?
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& D; V4 N' U6 c8 c% J9 q/ z2．你外出2～3周，是否深信他仍能认真负责地处理你交办的各项工作?
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7 z" G% H# v( w" M% a3．他是否帮你安排活动日程、协调约会，使你如期践约，一切不用你催促?3 J" b0 s" v( Z8 A: Q' U9 u, ^, f
8 k/ a) t6 M2 |+ U1 q# J4 S) ]/ s他是否很会安排时间?- o( G: l6 F( v8 t! H
! w; m- V! h1 F) P: Y1 O$ F7 K) v3 r4．别人不提醒，他能否主动完成你交给的任务?
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领导测评办公室人员的20道题目
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! z, V2 Y& R( V5．他对待你的同事、来访者是否有礼貌?) }3 b' r& I8 O/ M* a5 d9 q
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能尊重人、肯帮助人、把别人的事放在心上吗?
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7 v) O9 |6 u. n" R$ }6．他是一个富有想象力和创造力的人吗?
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" P B( d8 ^* F; p; Y能否提出一些新的设想和建议供你参考，能否经常采用新方法改进工作?) _- N2 t" D! Z$ o
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能否制订新的工作制度或工作程序?8 W. Z/ o6 k* d! E% x- b h G% |7 k( ]5 @
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他的工作有条理吗?
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2 E- c; s- @4 S0 V/ u6 ^; d7．他是一个机智的人吗?
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能否主动地解决一些问题而不麻烦你?他害怕困难吗?# f9 d* j( o: i, _# p
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8．他能否提高文件运转效率?
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1 a- ~2 d3 E3 c+ \$ @能否及时发现你办公桌上搁置很久而其他领导人正等着看的文件?
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能否及时地从其他领导那里取来你正需要的文件?
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领导测评办公室人员的20道题目
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9．他所具备的办公技能(例如电脑操作、文字处理、文件归档、接打电话、接待服务等)是否无可指责?
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3 M- I) e, v3 s* D7 O- N+ d9 _10．他在危急关头是否沉着冷静?
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当你承受压力而沉不住气或发脾气时，他是否仍能平静地继续工作?; z8 l% a0 w& o, B6 z3 Q
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11．他对你的忠诚值得信赖吗?5 u# Z9 R/ {7 `% `: o* V2 x
8 Y0 R9 z; M! t2 |& n* B你能把一些机密信息资料委托给他吗?
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12．他是否有较广的阅读面和知识面?4 R9 ~. M4 _ X$ h* S7 ^- p
. ?* }/ A! n+ Z- b6 G( J是否经常提醒你注意本单位及与你个人有关的出版物?$ f) W+ }% m" t* S
$ g) |$ V) n! g Z: ?领导测评办公室人员的20道题目7 c0 _' @2 O" }, V& p' u. a
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13．他是否成为本单位有价值的信息来源?, l. ` _- w7 g$ O
$ M( B% ?1 I# |; ^( c! P! ?而这些信息靠你自己很难获得、不便获得或不能获得?7 v' Q" P5 d1 ~, f- p" _5 w+ {
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14．他是否有个人学习计划?/ U% I: k7 K8 U
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是否学习管理方面的知识或参与管理活动?' f2 r! ~0 R: a, A
0 v9 z; C5 E( w0 }' \是否愿意更多地了解你的工作、你的同事、你的顾客，你的行业?
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15．他语言表达是否清晰?9 x! Y2 h5 i9 E6 G
# u u6 `3 f0 S# F0 I. H能否以书面或口头方式简要汇报情况?
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' S$ I' k7 g$ i能否准确地传达你的指示?
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$ w7 O$ k" u' c7 x6 D7 X能否了解你关于某项政策和行动的想法，并把它准确地传达给别人? h* C8 l7 N6 @5 f8 a
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是否根据需要自愿在休息时间加班?) }4 T) p" T. \" R% N! [
9 F Q `' O8 E; h5 S领导测评办公室人员的20道题目
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& n3 y* H& a$ ~) D+ L& b8 y17．他能否像管理者那样，必要时将未做完的工作委托他人，并督促他人完成?1 \$ i5 p9 ?. A1 w J
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18．在你不插手的情况下，他能否替你处理好每日的例行公事?9 O3 a; A/ v6 V+ P! S7 u; P6 K
2 i' X0 O$ N% z5 t19．在调研工作中他是否称职?
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能否收集资料、调查事情经过，并写出有事实、有分析、有建议的调查报告? h$ {: E0 |( h: s; a. _
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20．他是一个细心的人吗？能否记住一些重要日期(如纪念日、某人生日、传统节日、假期等)，代你为上级、家庭或顾客安排好庆祝、慰问或相应活动?! Y) X. V, A$ l3 b; p
9 A T, T& ~. O1 E8 ^启示……
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二、加强办公室建设
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7 J& e. s0 V" m6 }) f0 v+ g（一）办公室建设方向/ F7 ~; ?' i! p( \! J
! Y& @* `: Q8 h( V+ u2 d1、不断优化硬件和工作环境. { ?3 H) Q* Z' v# o. h& f) K7 l
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2、积极推进建章立制工作
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8 d2 R; w/ A. o7 d+ m3、努力营造和谐人文氛围
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4、大力倡导团队精神
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（二）建设“形象工程”——办公室礼仪常规 v) X; {, z/ E7 t' ?$ |5 U
% p+ J3 K% E0 Z1 z. n) x! s良好的礼仪形象" F- _+ B) d" K# z& n
& Y' a. v3 c' B" _' x8 r良好的电话形象
6 T. _. ?4 B- E+ b q. w' t' J! [+ x0 x H z9 p
良好的文字形象9 O7 Q+ E3 p/ ^- ]6 G4 e& O
) ]# K }/ z. B! j6 o良好的语言形象( q# B9 G, M) l, i- }; Z( u
' R7 D7 L6 E# Z$ h+ U二、加强办公室建设
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（三）人人争作办公室受欢迎的人员
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1、分内工作决不推托，并主动协助同事工作；2 u- h4 O9 z3 P1 c, L% W
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2、掌握自己的情绪，做情绪的主人；1 A6 s @5 ]5 E" D
8 }* A* k9 ]' M4 L4 f2 K8 f3、把同事当作客人，尽力做到同事满意；
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. R6 S8 r- M) b6 s' n O2 |' x" k; [4、懂得鼓励他人，用赞扬代替批评；9 g' K3 N" }5 ]" U# q: f8 Z
- T) O6 E3 h$ ]: y5、随时让同事知道你对他的感激；
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( M& C# P% M+ B$ I5 s6、尊重个人隐私，公私之间分明；' W/ p' V( ~! h# S. c/ T Q
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7、乐于向同事提供资讯与经验，分享成功快乐；6 k) p2 o4 T+ o6 j6 }' l
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8、不居功自傲，有容人雅量。
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6 }- {+ q1 T( }! }3 y, ?$ P三、办公室办会工作基本规范2 H7 Z1 q( m" d6 J3 n& {; W
; A# f8 v/ z5 o0 B* n" t6 V
（一）会议服务的基本内容会前准备工作4 f) h' {# C- E! w Q
2 h0 q9 W- K2 ^& p1、设立会议承办部门和服务机构+ C# }3 }7 U1 |( \
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2、协助领导确定会议目标和议题+ T5 w5 Z1 r7 o# V- ^, M
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（1）确定会议目标
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2 A. d# L4 e, O8 J6 _（2）拟订会议议题
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A7 Y: Y( A% F& d3 ~7 E3、拟订会议财务预算和会议方案/ K$ ?4 `/ p) Y
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（1）拟订会议财务预算
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（2）拟定办会方案+ {, M$ O! n/ z6 G4 r
& K8 f* ^& R n& |* O% }
（一）会议服务的基本内容
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# i% R- X' z0 L会前准备工作1 A1 B1 f0 U/ }) _
. q: f% Q [1 [# e2 B. N% v4、确定会议的议程、日程和程序
0 v- v2 \+ S; _3 u
3 C# h" {( ~1 R+ ]& A+ t5、分工撰写会议文件 s; c3 w7 l! o; S/ k: K( [
* M U7 |# C) p2 |2 v6 d4 S
6、确定与会人员名单以及会议编组方案/ |7 `6 l+ Z$ `
8 l. v5 d& f/ Y$ Z4 m9 F
7、会场的布置工作) Z. u6 l, L$ t# [
' J; |, K2 j x, p( m. N, z衷心感谢各位领导和同志欢迎大家批评指正愿与大家更多交流。
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- C; z" z0 j: z+ s" \* q/ H) S. q主讲：姬瑞环4 n+ ^6 R0 `# ^ A
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