老秘答怎样撰写通知？

网友问题：

怎样撰写通知？
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老秘观点：

/ [( R" T( H  c5 Y* p( O由于通知功能的多样性，其写作模式也不尽相同。现将几种主要通知的写作技法分述如下：
0 t( |) |* L. F7 I/ F: |6 ~+ M, C（1）发布性通知
3 o8 g1 q/ u' \/ ?2 x发布性通知的内容结构一般由以下几部分组成：
1 m. `# i1 u; Y! f标题。这类通知的标题通常由发文机关名称、被发布的法规或规章名称和文种三要素组成，其事由部分通常显示“发布”、“印发”字样，如《国务院关于发布〈国家行政机关公文处理办法〉的通知》。
正文。正文一般应当载明两层内容：一是明确指出所发布的是什么法规，该法规的施行或生效日期及相关事项说明；二是提出贯彻执行的希望或要求。一些十分重要的法规，文中还要强调它的重大意义。
在具体表达次序上，开头都要通过一个“提前”句式，使用“现将”二字，把所要发布的法规、规章展现给阅者。例如“现将《中国共产党党内监督条例（试行）》（以下简称《党内监督条例（试行）》）印发给你们，望认真贯彻执行”。
* x% E# S  B' X在主体部分，一方面可强调它的重要性及重大意义，如“《党内监督条例（试行）》是一部十分重要的党内法规，它的颁布实施，对于我们坚持党要管党、从严治党的方针，发扬党内民主，加强党内监督，维护党的团结统一，保持党的先进性，始终做到立党为公、执政为民，必将起到重要作用。”另一方面要提出贯彻执行的要求，如“党的各级组织一定要从推进党的建设新的伟大工程的高度，充分认识贯彻实施《党内监督条例（试行）》的重要性，认真学习、广泛宣传、严格执行《党内监督条例（试行）》。要依据《党内监督条例（试行）》，认真分析本地区、本部门、本单位党内监督方面的薄弱环节，采取有效措施加以解决；要认真开展督促检查，及时纠正违反《党内监督条例（试行）》的行为，党员领导干部要在抓好本地区、本部门、本单位贯彻执行《党内监督条例（试行）》工作的同时，切实增强接受监督的意识，主动接受党组织和党员的监督。广大党员干部要进一步提高认识，自觉履行党内监督的职责，正确行使党内监督的各项权利”。
结尾。主要有两种情形，或是要求下级反馈贯彻执行的情况，如前述的这份发布性通知的结尾是：“各地区、各部门在贯彻实施《党内监督条例（试行）》中有哪些问题和建议，请及时报告中央”；在多数情况下，是用来宣布法规及规章的时效，其写法有的是“从即日起施行”，也有的是“自某年某月某日起施行”，并写明原有相同的法规、规章同时废止等。
以上是内容比较复杂一些的发布性通知的写法。一些内容比较简单的发布性通知，在写作上一般只有发布了什么法规规章及其时效两个方面的内容。如《国务院关于发布〈国家行政机关公文处理办法〉的通知》一文就是如此：
“现发布《国家行政机关公文处理办法》，自2001年1月1日起施行，1993年11月21日国务院办公厅发布，1994年1月1日起施行的《国家行政机关公文处理办法》同时废止”。
（2）指示性通知
指示性通知的内容结构一般由以下几个部分组成：
! ]* _7 n9 x# A1 M标题。这类通知的标题都是标准式的，即由“制文机关”、“事由”与“文种”三个要素组成，如《中共中央关于在全党兴起学习贯彻“三个代表”重要思想新高潮的通知》。
8 m& ^& Z& Y( o6 T4 _. i1 K/ T" |正文。正文的写法主要有两种形式：一是既有一个独立且简短的开头“撮要”，又有一个总括全文中心并要求下级及时反馈执行情况的结尾，中间主体部分由若干并列的内容组成，呈现“总——分——总”的结构模式。这是内容复杂一些的指示性通知相当普遍的一种写法。以《国务院办公厅关于进一步加强城市居民最低生活保障工作的通知》为例，开端处写有约240多字的“撮要”，用来讲明制发本通知的背景、缘由与目的：
6 @0 I! ]# T( ^& W' [, W“自1997年国务院决定在全国建立城市居民最低生活保障制度以来，在各级政府的高度重视和有关部门的积极努力下，我国城市居民最低生活保障工作取得了较大进展。但是，这项工作发展不平衡，一些地方存在着财政收入不足、属地管理原则没有完全落实、管理工作不够规范、基层日常管理、服务工作不适应以及最低生活保障与其他保障措施衔接不够紧密等问题。为切实加强城市居民最低生活保障工作，进一步完善保障体系，尽快使符合条件的城市贫困人口都能享受最低生活保障，经国务院同意，现就有关问题通知如下：”。
在开头“撮要”的统领下，正文部分写了五个大问题，形成五个部分：一、进一步提高认识，认真抓好城市居民最低生活保障工作；二、认真贯彻属地管理原则，全面落实城市居民最低生活保障制度；三、加大财政投入力度，管好用好城市居民最低生活保障资金；四、建立健全法规制度，推进城市居民最低生活保障工作的规范化管理；五、加强组织领导，确保城市居民最低生活保障制度落到实处。这五个问题不是相互孤立的并存，而是体现了一种先务“虚”，后务“实”，以“虚”带“实”的逻辑关系。还有一个值得注意的地方，即不论写几个部分，通常第一部分都是讲提高思想认识方面的问题，而最后一个部分则是讲有关组织领导的问题，这也算是这类通知写作的一大特点。
5 D( i' b% o- x& V* N; o/ s( W二是开头有一个开宗明义，交代缘由、背景的“撮要”，然后分条列项提出要求，其结构形式表现为“撮要分条式”，这是较前者内容简单一些的指示性通知的写法。如《国务院关于进一步精简会议和文件的通知》，就是一篇非常典范的指示性通知。开头集中说明制发本通知的“缘由”及“总的要求”，采用欲抑先扬的写作手法，首先肯定近年来在精简会议和文件方面所取得的成效：
“近年来，党中央、国务院三令五申，要求精简会议和文件，并采取一些措施，取得了一定成效。”紧接着笔锋一转，用“但是”引出所存在的问题：“但是各类会议和文件仍然偏多，特别是部门内设机构召开的会议过多过滥，一些会议随意召集地方政府厅局负责人参加，给地方增加了负担；部门内设机构越权发文现象十分突出，成为文件过多的主要原因。……”进而提出精简会议和文件的原则要求：“一要提高认识，转变观念，充分认识到精简会议和文件是克服官僚主义、形式主义的需要；二是深化行政管理体制改革，进一步转变管理职能，转变工作方式和工作作风，把工作重点放在深入实际，深入群众，加强调研和督查，集中精力研究和解决实际问题上；三要积极利用现代通信和技术手段开展工作，加快实现办公自动化的步伐，改变传统的主要依靠召开会议和印发文件来推动工作的做法。”以上属于开端处的三个小层次，从“成绩”到“问题”再到“总的要求”，层层递进、顺理成章、层次清晰，令人一目了然，写得十分成功。
4 c7 V! K  I, |$ n0 p在以上开端“撮要”的前提下，通过一个短语（“为做好精简会议和文件的工作，现特有关事项通知如下：”）过渡到此通知的“主体事项”部分，紧紧围绕“精简会议和文件”这一主旨，并列讲了三个方面的内容事项，其中前两个方面分别就如何精简会议以及如何精简文件问题作出了指示，最后一个方面就如何贯彻落实提出了具体要求。在写法上，采用了撮要标目的方式，先用序号标明层次，随即列出段旨句，使行文条理清晰，眉目清楚，便于领会、理解和执行。同时，对每项规定要求的阐述都很明确具体，具有很强的针对性和可操作性。
: H7 k% J3 r$ |由于是指示性通知，因而在文中大量地使用了“不得”、“要”、“不要”、“必须”等模态词语，表意十分明确，语气坚定有力，令人不容置疑。而这对于确保通知内容的贯彻执行，显然是极为必要的。现将这份通知的“主体事项”的内容摘列于下，可与以上介绍对照一读：
4 E8 k  M" n0 e' l“一、切实加强管理，精简各类会议
（一）继续大力压缩会议，能不开的会议坚决不开。……
（二）严格限制邀请地方政府及其厅局负责人和中央管理的企业的负责人参加会议。……
（三）尽量压缩会期，提高会议质量。……
（四）大兴勤俭之风，反对奢侈浪费。……
, L# @, K4 D: R2 F1 g5 x/ J% ~# ^（五）改进会议方式，提高会议效率。……
（六）应由各部门召开的会议，不得要求以国务院或国务院办公厅的名义召开。……
二、采取有效措施，大力精简文件
（一）各部门要在进一步转变管理职能和减少审批事项上多下功夫。……
（二）各部门要严格控制向地方政府发文。
（三）严格控制部门内设机构发文。……
7 l, R( D  H$ C8 ?3 f; L! i（四）各部门要各司其职，各负其责。……
（五）要认真做好各种简报的清理、整顿工作。……
三、加强监督检查，促进工作落实
各部门主要负责人要高度重视精简会议和文件的工作，严格把关，从源头上控制和解决‘文山会海’问题。……”。
结尾。结尾部分主要是对有关单位提出贯彻执行的希望和要求。例如上述《国务院办公厅关于进一步加强城市居民最低生活保障工作的通知》一文，在主体部分之后，单独写了一段文字，强调做好城市居民最低生活保障工作“关系到广大人民群众的切身利益，各地区、各有关部门要按照本通知的要求，认真做好组织实施工作。民政部要会同财政部、劳动保障部等部门加大督促检查力度，及时了解有关情况，把各项政策措施落到实处”。这个结尾既与开头的“撮要”相互照应，使全文达到圆润缜密，又起总括收束之作用，以进一步提高人们的认识。可见这份通知的写作是非常严密的。
（3）转文性通知
包括批转、转发性通知两种，其内容结构一般由以下几个部分组成：
4 B  j" I: a) x/ u标题。此种通知的标题，通常由批转（转发）文件的机关名称、主要内容与文种三个要素构成。这里讲的主要内容即被批转（转发）文件的标题，例如《国务院批转财政部、国家计委关于进一步加强外国政府贷款管理若干意见的通知》。
在撰写转发性通知的标题时，经常会遇到几个“通知”重复出现的问题，如《×××县人民政府转发××市人民政府转发××省人民政府关于××（事由）的通知的通知的通知》。对于这种情况，为了防止重叠和繁琐，按照惯例，可以省略中间层次（即市政府）和自己所使用的两个“通知”，只保留文件发源处的一个文种“通知”。这样，即可将标题简化为《×××县人民政府转发××省人民政府关于××××（事由）的通知》。为了弥补如此变通后可能出现的遗憾，应把被删掉的中间层次写进公文的开头。
1 Q3 N% ^5 @+ T正文。此种通知的正文，通常要写明三层意思。以《国务院批转财政部、国家计委关于进一步加强外国政府贷款管理若干意见的通知》为例，一是表明对被批转文件的态度：“国务院同意财政部、国家计委《关于进一步加强外国政府贷款管理的若干意见》，现转发给你们，请认真贯彻执行”；二是强调阐述了批转该文件的重要性和必要性：“利用外国政府贷款是我国引进外资的一种重要方式，进一步加强外国政府贷款管理工作，是在新形势下认真贯彻中央关于积极、合理、有效地利用外资，更好地使用国外资金，防止和化解国家主权外债风险，维护我国政府对外信誉的重要举措”。最后是提出贯彻执行的希望和要求，关于这层内容要视具体情况而定，它可以是一句话，也可以是若干条段，如本文即是一个长句：“各地区、各部门要统一思想，高度重视，落实责任，切实做好有关工作”。
结尾。要写明本通知的制发日期，并加盖公章。

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正文。此种通知的正文，通常要写明三层意思。以《国务院批转财政部、国家计委关于进一步加强外国政府贷款管理若干意见的通知》为例，一是表明对被批转文件的态度：“国务院同意财政部、国家计委《关于进一步加强外国政府贷款管理的若干意见》，现转发给你们，请认真贯彻执行”；二是强调阐述了批转该文件的重要性和必要性：“利用外国政府贷款是我国引进外资的一种重要方式，进一步加强外国政府贷款管理工作，是在新形势下认真贯彻中央关于积极、合理、有效地利用外资，更好地使用国外资金，防止和化解国家主权外债风险，维护我国政府对外信誉的重要举措”。最后是提出贯彻执行的希望和要求，关于这层内容要视具体情况而定，它可以是一句话，也可以是若干条段，如本文即是一个长句：“各地区、各部门要统一思想，高度重视，落实责任，切实做好有关工作”。

就是一篇非常典范的指示性通知。开头集中说明制发本通知的“缘由”及“总的要求”，采用欲抑先扬的写作手法，首先肯定近年来在精简会议和文件方面所取得的成效： “近年来，党中央、国务院三令五申，要求精简会议和文件，并采取一些措施，取得了一定成效。”紧接着笔锋一转，用“但是”引出所存在的问题：“但是各类会议和文件仍然偏多，特别是部门内设机构召开的会议过多过滥，一些会议随意召集地方政府厅局负责人参加，给地方增加了负担；部门内设机构越权发文现象十分突出，成为文件过多的主要原因。……”进而提出精简会议和文件的原则要求：“一要提高认识，转变观念，充分认识到精简会议和文件是克服官僚主义、形式主义的需要；二是深化行政管理体制改革，进一步转变管理职能，转变工作方式和工作作风，把工作重点放在深入

理若干意见的通知》为例，一是表明对被批转文件的态度：“国务院同意财政部、国家计委《关于进一步加强外国政府贷款管理的若干意见》，现转发给你们，请认真贯彻执行”；二是强调阐述了批转该文件的重要性和必要性：“利用外国政府贷款是我国引进外资的一种重要方式，进一步加强外国政府贷款管理工作，是在新形势下认真贯彻中央关于积极、合理、有效地利用外资，更好地使用国外资金，防止和化解国家主权外债风险，维护我国政府对外信誉的重要举措”。最后是提出贯彻执行的希望和要求，关于这层内容要视具体情况而定，它可以是一句话，也可以是若干条段，如本文即是一个长句：“各地区、各部门要统一思想，高度重视，落实责任，切实做好有关工作”。

》为例，一是表明对被批转文件的态度：“国务院同意财政部、国家计委《关于进一步加强外国政府贷款管理的若干意见》，现转发给你们，请认真贯彻执行”；二是强调阐述了批转该文件的重要性和必要性：“利用外国政府贷款是我国引进外资的一种重要方式，进一步加强外国政府贷款管理工作，是在新形势下认真贯彻中央关于积极、合理、有效地利用外资，更好地使用国外资金，防止和化解国家主权外债风险，维护我国政府对外信誉的重要举措”。最后是提出贯彻执行的希望和要求，关于这层内容要视具体情况而定，它可以是一句话，也可以是若干条段，如本文即是一个长句：“各地区、各部门要统一思想，高度重视，落实责任，切实做好有关工作”。4 t! o3 b& o. ~4

题时，经常会遇到几个“通知”重复出现的问题，如《×××县人民政府转发××市人民政府转发××省人民政府关于××（事由）的通知的通知的通知》。对于这种情况，为了防止重叠和繁琐，按照惯例，可以省略中间层次（即市政府）和自己所使用的两个“通知”，只保留文件发源处的一个文种“通知”。这样，即可将标题简化为《×××县人民政府转发××省人民政府关于××××（事由）的通知》。为了弥补如此变通后可能出现的遗憾，应把被删掉的中间层次写进公文的开头。
正文。此种通知的正文，通常要写明三层意思。以《国务院批

。此种通知的正文，通常要写明三层意思。以《国务院批转财政部、国家计委关于进一步加强外国政府贷款管理若干意见的通知》为例，一是表明对被批转文件的态度：“国务院同意财政部、国家计委《关于进一步加强外国政府贷款管理的若干意见》，现转发给你们，请认真贯彻执行”；二是强调阐述了批转该文件的重要性和必要性：“利用外国政府贷款是我国引进外资的一种重要方式，进一步加强外国政府贷款管理工作，是在新形势下认真贯彻中央关于积极、合

贷款管理的若干意见》，现转发给你们，请认真贯彻执行”；二是强调阐述了批转该文件的重要性和必要性：“利用外国政府贷款是我国引进外资的一种重要方式，进一步加强外国政府贷款管理工作，是在新形势下认真贯彻中央关于积极、合理、有效地利用外资，更好地使用国外资金，防止和化解国家主权外债风险，维护我国政府对外

通常要写明三层意思。以《国务院批转财政部、国家计委关于进一步加强外国政府贷款管理若干意见的通知》为例，一是表明对被批转文件的态度：“国务院同意财政部、国家计委《关于进一步加强外国政府贷款管理的若干意见》，现转发给你们，请认真

通常要写明三层意思。以《国务院批转财政部、国家计委关于进一步加强外国政府贷款管理若干意见的通知》为例，一是表明对被批转文件的态度：“国务院同意财政部、国家计委《关于进一步加强外国政府贷款管理的若干意见》，现转发给你们，请认真

太实用了，回去要好好地研究一下。

一、通知的概念
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通知适用于批转下级机关公文，转发上级机关和不相隶属机关的公文；发布规章；传达要求下级机关办理和有关单位需要周知或者共同执行的事项；任免或聘用干部。通知大多属下行公文。

二、通知的种类
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印发、批转、转发性通知。用于印发本级机关，批转下级机关，转发上级机关、同级机关和不相隶属机关的公文以及发布某些行政法规等。
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指示性通知。上级机关对下级机关某一项工作作出指示和安排，而根据公文内容又不必用“命令”或“指示”时，可使用这类通知。

" K- P5 ^+ @$ M9 q; M3 {知照性通知。用于告之各有关方面周知的事项等。这种通知发送对象广泛，对下级、平级均可发送。
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( |: Y( s3 l9 [( `' I0 l事务性通知。用于上级机关对下级就某一具体事项布置工作，交待任务；同级机关及不相隶属的单位之间就某一项具体工作的进行或某一具体问题的解决要求对方配合、协助办理等。
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, ~; h. F9 C# L任免、聘用通知。用于任免或聘用国家机关工作人员职务等。
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三、通知的写作格式

通知的写作形式多样、方法灵活，不同类型的通知使用不同的写作方法。

" d2 i/ K0 F6 g: s（一）印发、批转、转发性通知的写法。标题由发文机关、被印发、批转、转发的公文标题和文种组成，也可省去发文机关名称。正文须把握三点：对印发、批转、转发的文件提出意见，表明态度，如“同意”、“原则同意”、“要认真贯彻执行”、“望遵照执行”、“参照执行”等；写明所印发、批转、转发文件的目的和意义；提出希望和要求。最后写明发文日期。

7 G3 v  A& s' M3 P（二） 批示性通知的写法。标题由发文机关、事由和文种组成，也可省去发文机关名称。正文由缘由、内容包括要求等部分组成。缘由要简洁明了，说理充分。内容要具体明确、条理清楚、详略得当，充分体现指示性通知的政策性、权威性、原则性。要求要切实可行，便于受文单位具体操作。
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（三）知照性通知的写法。这种通知使用广泛，体式多样，主要是根据通知的内容，交代清楚知照事项。

+ o; a  Y- a3 h+ w1 I$ w, m# ~（四）事务性通知的写法。通常由发文缘由、具体任务、执行要求等组成。会议通知也属事务性通知的一种，但写法又与一般事务性通知有所不同。会议通知的内容一般应写明召开会议的原因、目的、名称，通知对象，会议的时间、地点，需准备的材料等
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- p7 @1 }( @( F& |7 Q% d  j（五）任免、聘用通知的写法。一般只写决定任免、聘用的机关、依据，以及任免、聘用人员的具体职务即可。

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述了批转该文件的重要性和必要性：“利用外国政府贷款是我国引进外资的一种重要方式，进一步加强外国政府贷款管理工作，

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