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网友提问：
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0 A9 _, o# ?2 {+ ~; H现在是文山会海的时代，会议特多，当秘书的经常疲于应付，不知有什么好办法，做好会议筹备和组织工作？ ( R; ^6 l4 b, U
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老秘回答： & Z3 l% W' T, L
+ D' T5 y5 J: t$ c/ ?* F: s会议管理是门大学问，需要实践中多积累和总结。这里有前辈们归纳的会议管理101招，希望对你有所启发。 ) c( ~' M' v2 x$ B
1 l \; M# ~! `& O3 p2 S7 l; A●使会议开得卓有成效
( V3 F. F7 Q3 s# x4 v# w 开会要花费宝贵的时间和金钱。故而会议要在有必要时才开，并且要开得简短有效。 7 j! N8 @( l' s& A# l' Q$ g
1.每次一开始就让大家都清楚会议目的。
6 |( e u1 R+ p3 _- W( ~ 2.如果某个问题不开会也能解决，就不要开会。 1 w7 l. c+ a5 g
3.要认真考虑，是甚么使会议成功，反之又是甚么使会议不成功。 3 a& F; @" ^( z7 ^9 q; u) X+ d
4.要考虑：如果不开这个常规会议又会怎么样。
) t* a/ `; i! l. f8 y: h 5.请记住，上级主管参加会议会抑制讨论。
; u- N( N R! L" C! X 6.在工作场所以外的地方举行会议，大家都会觉得轻松。
$ L- f( [, u! l) o) u9 b) c 7.要熟悉正式会议的各种程序规则。 ' Q; P+ J, C1 S& T2 R
8.要注意正式会议所具有的一切法律要求。 ' ^) i5 u/ p h8 Q9 e
9.开会前先通知与会者，要他们注意会议讨论的重点。 & r- Q" f5 _! r6 c$ S& j1 @
10.信息要加以选择，避免过多。
* r% ~# i ?; N/ ? 11.组织视像会议和打出会议电话时要考虑世界各地的时差。 7 O) z% }! N( D0 Q
12.通过限制网上会议时间使会议完善。 , m3 I# \4 }, L. `8 R. N7 N. y
13.电话会议上发言时要重复你自己的姓名。 1 p: U' z1 ~9 W6 g5 m! j$ |
14.仔细考虑你要召开的会议的类型。
2 l! X: \ c, F7 o4 Q$ A 15.会议要尽可能小，以免分散注意力。
) A0 ^6 j- n3 {' | 16.在容易看见的位置上放一个表或钟，以便掌握时间。
: Y* k: F9 `& N/ B# B4 s$ z- L 17.凡辅助文件均应与议程一并发出。 * R* W0 t. \" b! ]3 G4 u
18.会前先拉几个盟友。 * ]/ J+ Y: J/ s: ^% A
19.开会前必须确信一定能达到会议目的。
, q f1 M9 b/ s7 i9 W 20.只要有人偏离会议方向，立即提醒他们注意议程。
; ^3 {: a* C3 B! [8 e* n- ? ●会议准备
9 ?5 _" `8 @: r& s 为准备会议花的时间是不会浪费的。确信正确的人于适当的时间、适当的地点前来参加会议，并确认他们能作出正确的决定。 ) f) ^8 _ }2 g* l
21.要考虑与会者在群体合作状况下的工作情况。 . m+ Q% L& |) y! P! @
22.决定开会时间前要先考虑交通时间。 ; |8 w# _0 L: W6 b, _
23.如果人们不能出席则应该重新安排会议。 + y- g$ n/ w% q- K1 \
24.在议程各个项目旁列出发言人姓名。 8 h9 y& n) e$ n4 a2 r$ N
25.要避免在低效能时间开会，如午餐刚结束后。 ; x/ N' B" R ^- N& m
26.任何议程变动都必须通知主持人。
: p4 T! u/ O. \& v2 }1 ]4 u* r: s4 L( { 27.议程要尽可能短小简单。
' T% Z9 |4 H& M q/ r$ y' u 28.尽量将议程限制于一页纸上。 ' I$ H- F! P3 d2 I
29.最重要的事应该安排在议程的前面，要趁与会者精神状态最好时讨论。
" V1 [/ ^% {3 I( ]/ r& M8 b2 D/ T 30.要考虑须长途跋涉赶来开会的人所花的时间。
3 G. a; z8 n; {! r ]' q: t 31.要确保有向残疾与会者提供便利条件的设施。
2 u; `% x6 {5 e2 s# C1 k 32.必须将电话转移出会场。 ) Q# @# _# [ G* `( ~
33.将有可能出问题的会议安排在中立地开。 + R* j7 b5 _1 X$ X
34.要求你的后勤人员核实会场当地公共交通的线路站点、运行时刻表和季节变化。 4 O1 j2 _3 L' y# g
35.要找个确保没有干扰的会场。 8 B: ~5 i/ o; v; Y; V+ E+ C2 H
36.要考虑多种座位方案后再选择最合适的一种。
9 G& Z! z _* v# m) Z 37.使用圆桌可使会议定调为非正式。
# W" Q1 d3 Z! y! ^4 Q& ] 38.务必使全体与会者既能看见又能被看见。 1 l R' e+ j6 y
39.座位之间应有一臂长的间隔。
$ t* r* w2 {: P5 o H: {. d 40.不能让与会者受太阳直接曝晒。
. G& f2 z P0 ]7 o2 w9 b3 M 41.要求与会者关闭移动电话和传呼机。
/ ~' g, f8 T3 ^7 |, ? 42.不要用很舒服的椅子，以防与会者打瞌睡。
( O( T' Y( L3 _7 }! _% x 43.开会前要检查所有的视听辅助是否完好。
. e6 g' E; ]8 A5 D 44.要谨防会场过度提供酒菜牟取额外利润。 ) h4 T7 W2 C! T
45.要确保特殊饮食在需要时能有供应。 6 B4 r1 Y V- z# h
46.会前不要喝太多酒，酒很难提高工作效率。 * t0 X5 j2 I: o6 V7 ]& g% Q0 W2 N
●出席会议
( Q7 h! v2 x( @. |' w8 t 一个会议的每个参加者都有责任确保会议达到目的。故而要预先准备，积极发言，使每次会议都有成效。
" |4 j; P8 a$ s3 t, L 47.会前拟出自己的发言稿。
) E C1 ]/ c Q i2 ?9 q 48.和其它参与者在会前详细讨论并解决有问题的议案。 0 Z3 a6 f2 Q6 d, {3 a% R5 Q6 K
49.要保持积极的脸部表情和音调。 7 n# o" k5 { ]
50.为自己的排练录像以检查说话是否清楚。 - W$ ^4 n# {4 w7 G/ m& J6 _
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51.开始发言前先作深呼吸。
/ Z `3 A! M6 K; ^/ Z! O3 k 52.既然一个意见是你自己的意见，你就应该信心十足地讲述。
- O& h; |5 C3 k7 K 53.不要打断别人发言，而应让他们畅所欲言。 ; V5 k* B6 Z7 D8 N1 u
54.要用不同的词汇讲述相同的意思，使之更生动有趣。
4 z' V/ G2 X; B: w4 ` 55.谈判时要识别任何有一致性的地方。
4 h2 |1 W# z& X4 k4 R 56.为使每次会议成功，你要尽到个人责任。
% x7 n) ?7 M# Y 57.鼓励那些在常规会议上轮流当主席的人。 * e" C4 u$ P" W- u+ D S
58.即使你要否决某项动议，也要尽量找出至少一处共同点。 8 S& l |( H$ }/ V% B
59.作为一名主席，要确信你能听得进各种观点。
7 ^7 w) O$ Q- l 60.必须按照议程顺序作会议记录。
& b0 U* _ r% g5 c# G; q5 d0 ^3 c 61.建议主席在新会议记录定稿前先念一遍。 2 F8 X' h' @+ |+ n3 b: B
62.根据会上所做笔记，会后立即写出会议记录。
9 {0 v8 m! U4 ]6 F 63.会议记录写完后，还要使句子简短中肯。
+ _! F/ y w- F7 Q: s ●主持会议
7 q, e ^% d1 t$ P& X. K% p D 每个会议都需要主持人指导进行。如果你主持会议，最重要的任务就是必须确休每次会议顺利进行，成功结束。 + B# G7 l( f) B) p. o8 {
64.要公开提问，鼓励每位与会者说出自己的观点。
. ?$ s& r0 R0 x1 i0 a 65.要求某些与会者就你主持会议的表现作出真实的反馈。
y. t _& G4 j$ y* N& t* G2 F 66.尽量于会前认识新来者。 0 U, G5 e/ `/ g$ b
67.要于会前透彻研究主要观点的领袖。
R- e% Y+ F2 m2 ?. f: P, G 68.将会议安排在午餐之前，这样就较容易按时结束。 _- }: h+ Z- e4 v1 m, @
69.会议一开始就告诉与会者会议计划需进行多长时间。 0 V- N7 l5 G/ m, {
70.让迟到者知道他们的行为对会议不利。 ) v0 m" C; i8 l. x
71.要制止支流辩论和私下交谈。
" W' b" J7 M# W( X' z2 J 72.请发怒的与会者谈谈发怒的原因，以此消弭愤怒。 * T& z$ j5 |) a \- M7 x
73.要用积极的响应鼓励迟疑的与会者。
0 W! t( M1 k1 X0 N 74.在与会者中寻找感兴趣的正面迹象。 6 f- q: O! |& v- C% z+ f9 N
75.如果有人必须在你之后发言，应注意他们是否不耐烦。 5 I- R5 X+ O3 o6 ^' ~
76.可挑选出某些人，向他们提一些直接的问题，以引起辩论。
7 E: a" y$ U; ~$ h4 ` 77.要掌握适用于会议的正式的纪律性程序规则。
- r1 U( u0 Q# b G% X1 X7 r0 r( y 78.用片刻沉默将会议从争吵中带回到正轨上来。
' x: \& W: f1 u 79.必须清楚每次会议的规则。
. D* T3 [ K3 `+ P 80.开会时要尽量使大多数与会者站在你这一方，从而孤立捣乱份子。 - f) z3 E0 \2 X" l4 I. V
81.要改变会议气氛，须先改变议题。 $ \; p8 i- Y" x/ \& m+ q& l8 {
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