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' ]6 B3 h$ w! z/ U! X$ ] 秘书在实际工作中，常会遇到这些情况：
7 S' n( s3 D4 j4 K4 V3 e. q* h$ m4 p4 R( f 做会议记录，写着写着笔没水了；
% I8 w# [$ {) C* ?, q$ ~, S; k 订文件时，刚订一下，订书机卡壳了； $ B, B( f. d6 v" Z$ d2 q
用胶水时，找不到刷子； - r' L X4 Q, f Y r
开会时间到了，找不到会议室的钥匙；
]# f4 }$ Q) Z& M. ` 类似此种急人、抓瞎的实例还可以列举一些。
% H9 ~. e# M( ]4 V: T I 这些看来都是鸡毛蒜皮不值得一提的小事，却直接关系到工作的质量和速度，在某种意义上说，也反映了一个人的素质。
# b! O- D1 v- Q 工欲善其事，必先利其器。那么，器如何利呢? . k9 H8 X2 x& g
1、准备2支以上的笔，经常带在身上。
: \; b$ c+ d4 R! o2 v 2、选用质量较好的订书机并注意维护，使之处于良好状态。
6 f2 p9 Y. h' C' O 3、区别针、大头针、订书钉放在随手可取的固定地方，不要因为找这些东西而耽误了时间。
5 E% _0 d( i! G1 W) p 4、剪刀、裁纸刀放在顺手地方，办公室一般不用折叠剪刀，以免用时打不开。 ' {! W t9 Q; X3 a& H
5、各种颜色的笔各备一支，尺子一把，铅笔3支以上，事先削好。 + T3 n+ S, F }/ b( R; ]; l! l# d
6、信封、信纸、便笺、电话记录纸和常用公文纸放在固定地方。 $ c! m: `+ U% p: [9 D" U' Z
7、保管好本职业务所需要的计算器等办公用品。 ; l7 q* x4 d; O. G! K+ N
8、办公室、会议室、办公桌、保险柜等处的钥匙起码准备两套。一套放在固定地方，另一套带在身上，不要因为一时找不到钥匙而影响办公效率。办公室钥匙和家用钥匙不要混放。出差时，应将办公用钥匙留在单位，以免丢失。 9 ^% m6 v) c/ `9 r- T0 S8 v
以上说的一些非常小的事情许多人并没有留意，东放一个，西放一个，为了提高工作效率，最好按照上面的提示做。 5 p/ T. S# Q' @# G
作为秘书，办公桌上应该尽量备齐各种实用工具书： ! ^8 u8 G5 b: C# ]( j
1、一本字典。起码有一本新华字典,如果有辞海更好。其它各类词典(包括简化字表)根据情况准备。
- O, B) o5 C4 ]* _. s0 o- F( C) G 2、常用的政策规定、条令、制度等,特别是和本职工作关系密切的要准备好。如果某些政策规定文件不能个人保存,则分类记住什么单位、什么时间制发的,什么文件号,用的时候很快就能借到。 ^" ?* v* g. f/ F
3、有关单位或者所属单位的通讯地址、电话号码等。因为地址不清,文件信函邮寄出去不能收到而成为死信,导致耽误事情的现象屡见不鲜。
- Q: T& c/ Q- X: R$ L& `0 n. p" \ 4、飞机、火车、轮船、公共汽车时刻表及交通方面的手册。
# g) Y* N _% D3 |- N 5、中国地图、世界地图及有关地理方面的手册。
& ]! `" s" q1 v9 P) U' y3 t 6、中外历史年表、重大纪念日、本单位有关的重要日子列表。 % i% {' ]8 ~7 D L/ d
7、计量单位简表,节气、气象方面的知识手册。 & m; k8 N( ]1 U$ Q- d
8、汉语拼音字母表、标点符号用法简表、数字用法规定。 . k* X1 R6 E# q! D" Y
9、与本职工作有关的表格。 2 J1 l% T- X" ~0 H# _
一个秘书人员的脑子不可能记住各方面的事情,准备点工具书(表)等,用时查是高效工作所必须的。
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