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t6 L9 `6 y* N# { 秘书在实际工作中，常会遇到这些情况：- g& e3 A" w. [
做会议记录，写着写着笔没水了；
0 c$ A3 U% q/ h# O" H( [ 订文件时，刚订一下，订书机卡壳了； ) V* s% g0 c$ l3 T E; w; b
用胶水时，找不到刷子；
3 J, J' V& D$ k# H; ^' D 开会时间到了，找不到会议室的钥匙； + o# O+ G. A' M, ]
类似此种急人、抓瞎的实例还可以列举一些。 ! [: {; h7 [) `0 d( k3 u0 C
这些看来都是鸡毛蒜皮不值得一提的小事，却直接关系到工作的质量和速度，在某种意义上说，也反映了一个人的素质。
( P: ?& f! M/ j) ` 工欲善其事，必先利其器。那么，器如何利呢?
) P: R) z3 E3 p 1、准备2支以上的笔，经常带在身上。
8 R3 a" ~' j- u6 V; l* X 2、选用质量较好的订书机并注意维护，使之处于良好状态。
% M$ K9 } y8 }/ c# u% F5 V 3、区别针、大头针、订书钉放在随手可取的固定地方，不要因为找这些东西而耽误了时间。 4 m/ n% i! K3 v8 @9 H- n3 H
4、剪刀、裁纸刀放在顺手地方，办公室一般不用折叠剪刀，以免用时打不开。
1 d% L+ I* B! l3 R( N7 j) W 5、各种颜色的笔各备一支，尺子一把，铅笔3支以上，事先削好。
9 e) q* o S, Z* z 6、信封、信纸、便笺、电话记录纸和常用公文纸放在固定地方。 2 q: X# {8 s8 E6 a/ {
7、保管好本职业务所需要的计算器等办公用品。 6 h/ d) P. e$ u1 o1 v1 q
8、办公室、会议室、办公桌、保险柜等处的钥匙起码准备两套。一套放在固定地方，另一套带在身上，不要因为一时找不到钥匙而影响办公效率。办公室钥匙和家用钥匙不要混放。出差时，应将办公用钥匙留在单位，以免丢失。 8 s7 z: i5 b2 F8 X/ F. L8 G5 s
以上说的一些非常小的事情许多人并没有留意，东放一个，西放一个，为了提高工作效率，最好按照上面的提示做。
作为秘书，办公桌上应该尽量备齐各种实用工具书： 0 ?, n: @5 p* |* r7 [
1、一本字典。起码有一本新华字典,如果有辞海更好。其它各类词典(包括简化字表)根据情况准备。
: E4 X9 ` m3 s. Y2 Y9 U2 ]+ Z 2、常用的政策规定、条令、制度等,特别是和本职工作关系密切的要准备好。如果某些政策规定文件不能个人保存,则分类记住什么单位、什么时间制发的,什么文件号,用的时候很快就能借到。 / K, p2 v2 H" \- S+ m0 G7 ]9 }9 ^
3、有关单位或者所属单位的通讯地址、电话号码等。因为地址不清,文件信函邮寄出去不能收到而成为死信,导致耽误事情的现象屡见不鲜。
8 ~! ?' d' X, z1 ~' S) \, R 4、飞机、火车、轮船、公共汽车时刻表及交通方面的手册。 " w4 A) |4 C. |- G
5、中国地图、世界地图及有关地理方面的手册。
5 j- p2 ?8 ~. {1 R3 t' C# c 6、中外历史年表、重大纪念日、本单位有关的重要日子列表。
! U0 `! M1 _7 Z5 G4 y/ M 7、计量单位简表,节气、气象方面的知识手册。
7 V# I2 Z2 G: {9 S 8、汉语拼音字母表、标点符号用法简表、数字用法规定。 . g* V& R( `' ~9 z
9、与本职工作有关的表格。 ( w3 ^' u0 |4 Q" S6 c/ K
一个秘书人员的脑子不可能记住各方面的事情,准备点工具书(表)等,用时查是高效工作所必须的。
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