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' K: m8 ]' d0 D$ E4 f# G2 b 一.总则
0 E( I" W1 r9 s' N! D. [* D" X 对外接待是公司行政事务和公关活动的重要部分，为使对外接待工作规范有序，具有统一的公司形象，特制定本办法。 @# l: K( b8 m4 M! X) Q, I" J
本办法适用于全公司各部门。
( b( n! {8 {/ d- h9 s 二.对外接待范围
4 E+ c$ k }4 ]+ c 本办法规定的接待范围主要是公司及所属各部门，以及各子、分公司经营管理活动所必需的接送、食宿、购票、会谈和陪同参观等方面的安排和工作。 / Z! V4 F/ c. i* O* e: D
接待的对象分为内宾和外宾。 1 _5 z0 C1 T. \- I
三.对外接待部门 , ~/ U! }$ A8 m- u" I; D* g
公司行政部为公司负责接待的职能部门。
( }( N" y# x7 H 遇到重大接待工作和活动，可由总经理室协调若干部门共同做好此项工作，有公关部门要积极主动配合。
( ~# R K7 b- d$ [4 K: G; F 四.对外接待原则
' K) l& A3 E0 `: ]8 S4 Y 接待应遵循“平等、对口、节约、周到、保密”的原则，使客人高兴而来、满意而 去。
/ N$ p# ?, ?2 [, }8 x 平等原则。对来宾无论职务高低，都要平等相待、落落大方、不卑不亢。一般情况下，级别与权限相等，同级别出面，特殊情况高规格接待。 : X q, I8 G, ?+ Z' \
对口原则。各职能部门对口接待。综合性接待时各部门应予以协调，谁出面接待谁结帐。
) n& H5 y% \! T5 b( O' j; l$ n" i 节约原则。内部成本效益核算。招待来宾从简，不铺张浪费，不重复宴请，主方人数不多于宾客人数。
9 S8 t. Y3 @6 Y4 k, z. J7 ~9 g 周到原则。接待程度应衔接周密，接待方式应完善，以礼相待，使客人感到热情、周到。 6 i! T: L+ J* I6 U0 [
保密原则。不定期向来宾介绍情况，注意保守公司情况、国家机密。重要会议要有记录。巧妙回避不宜回答的问题。 / f: F, \4 @- J& G
五.接待规格的确定。
1 I) S$ o; K0 g0 I 高规格接待，陪客比来宾职务高一些。适用于上级机关派员来人、其他企事业单位来员洽商重要事宜、下属企业领导来访汇报情况。 - Y0 P3 e# Z9 |! j. y* j5 F2 G
对等接待。适用于一般性接待活动。
低规格接待，陪客比来宾职务低一些。适用于经常性业务往来。
' p4 Z& ^: N. }3 k9 s" y' {7 h$ ` 六.接待礼仪
0 z9 l- B: z( Y' j5 P* h+ q9 x 1.见面。原则为主动、热情、礼貌。
& x) a2 u9 V( D) F/ K. R 2.接待：主动起迎，问明来意。 # H X" C7 n& b1 [3 S+ Q2 v" Y) L
3.安排交谈地点： ( S8 A5 J8 _; ]- z w f! k' I6 O
⑴根据来客来意和身份，安排适当地点（办公室、接待室、会议室）进行交谈； ) F5 C/ w0 b0 A$ N& X
⑵比较忙，一时难以抽身时，应向客人说明暂请他人代接或另商时间； " b! x$ V" N' s1 i
⑶切忌让客人久候而无人问津。
; m5 t6 Z7 M% y* A0 Q: F ⑷客户提出和领导或他人交谈，应立即联络，并将客人引至约定地点等候会面，介绍后再行离开。
* R7 c2 D5 N$ O: E& h- s, @$ J 七.引见。 4 G+ ?& t) h7 V( ?, P; a7 {2 S
首先向领导介绍客人（单位、职务、姓名）。
! P7 Z/ g( O: R* P 引见顺序； ; v2 \1 I7 H8 G1 l
⑴把身份低、年龄轻的人介绍给身份高、年纪大的；
8 q9 |* w# R, F0 p A8 } ⑵按职务高低，依次介绍一行来客； 2 A. n. [" b8 h8 \
⑶职务相同，先介绍年纪大的。 0 p- v! i2 s7 @2 ?
⑷领导与来宾见面交谈后，对客人原定日程有变化的，与客人共同协商安排。
- u8 B# P8 h3 D* U2 ` 八.行路。
( m2 p7 q- \+ | |/ p# w7 ?/ n8 j 陪同客人行路，请客人行于自己右侧；
7 |1 k2 S! X* [; A6 T* ?% w- ^" u 乘坐车、上下楼梯、电梯，礼让在先，主动开关门；
, e ~' d- H9 j9 N. k" O) k 自己处于主陪地位，应并排在客人旁边，不要落在后边。 2 L8 X3 G) X; x
九.其他。 # ^0 p0 R' R2 h* u0 \* X$ W
穿着不得过于随便，按规定着装，衣着整洁，有风度；
( F0 B2 N0 a% ?! O3 h& e 主动照顾来宾中的老人、妇女、儿童和残障人士；
6 G* H4 T$ i- A7 T7 u4 b 尊重属不同国家和民族来宾的风俗习惯和礼节。
+ I/ b( `( ]3 {2 i9 h& `0 s 因故未能准时赴约，尽早通知对方，并以适当的方式致歉。十.接待内容和程序
( l2 F3 l4 ]5 z, A0 `$ L ㈠接待内宾。
8 r' O' R: P6 @( n6 H! h 接受任务。弄清来宾的基本情况：单位、人数、姓名、性别、职务和使命、抵离时间、乘坐交通工具及车次或航班。 * B3 Y# n8 Z+ o- W8 X2 Z
布置接待。提出接待意见：接待部门、人员、规格、方式、安排、费用预算，并报请上级批准。
( S( v& A- Y7 z6 Z$ v' D& Z! [" h 迎接安排。根据来宾身份、人数、性别，预订招待所或宾馆，安排好伙食标准、进餐方式、时间、地点，按抵达时间，派人派车迎接。
$ q# K3 w/ T. R1 U& B! _$ u 看望、商议日程。来宾住下后，公司有关人员前往看望，表示欢迎和问候，了解来访日程和目的，商定活动日程并通知有关部门。 - Z, N# C& c7 ?3 L
安排有关领导会见。按接待规格和礼仪，安排有关领导去住所看望，接待人员安排会见地点、时间、陪同人员。 + B$ i" g9 @% P. ?1 O A/ F3 G% x
组织活动实施。按参观、考察目的，组织业务部门向客人介绍情况，参观现场；对上级检查，安排汇报、座谈会。
4 b9 `( A& W$ d, @0 `. g' v" u 送别。根据客人意见，预定车、船、机票，协助客人结算食宿帐目，话别送行，派人派车送至车站、码头或机场。
# L) h* U0 a, y8 {7 d$ e 小结。每次较大规模接待完成后进行一次小结，以便总结经验、改进后续工作。
% |8 ~; Z: A/ }/ h6 W" Z ㈡接待来宾。 3 P( j( ]0 p& t3 Q' R0 D
接待内容与程序基本相同，主要内容和注意点为：
: t2 v$ o) e k% O0 W5 W4 t, _1 I 迎送。
+ l& i6 _' X2 h$ I' f 安排迎送陪同人员和译员，要有与外宾身份相当的对口、对等人员迎送。
x4 r0 [( J5 H7 W 对身份较高的外宾，事先应在机场（车站、码头）安排贵宾休息室，并备有饮料。 A; @& H- c$ m' Q+ h
会见会谈。 ; t( a( ]0 j9 y. t X
会见会谈的时间、地点、双方人员名单应至少提前1天通知对方，并尽量不改变计划；会见时，我方主要人员要高于或等于外宾身份；会谈时，身份一般对等。 ( u- F* d- I/ U+ B% b" j2 s
我方人员应提前到达，并在门口迎送。 ' s( v4 g2 ~& z/ M1 p) l/ ]
对会见会谈场所、座位事先精心安排，留定座位。双方人员较多、场所较大时，宜装扩音系统，桌上放置中外文座位卡。 ! v0 ]' O) ?+ u& _# u& r5 u
会见的座位排列：外宾在右边，我方人员坐左边。团长安排在我方主谈人右手第一位，副团长坐第二位，其他外宾可依次随便落座。
" x, C. ?6 H. z4 k) X 会谈时用长桌的，中外各一方，请外宾坐上方，我方主谈人坐自己一方的中间位置。
9 k* p4 F6 q$ w! T o 如有合影，事先安排合影图。合影一般主人居正中，按礼宾次序，以主人右手为上，主客双方间隔排列。 % r2 ?( f, o8 e
宴请。
2 X, A% u" L3 `1 I A .有宴会（早宴、午宴、晚宴）、招待会（冷餐会和酒会）、茶话会、工作进餐。
% w, p% l4 k, ~6 j3 W B .举办何种宴请活动，根据活动目的、对象、经费开支等因素确定。 / C& y7 C/ Q, V( X2 { b0 O% G) G
文艺晚会。 & {' K/ L6 z: O v: r
根据活动目的、外宾兴趣、接受能力，安排和选定节目，根据客人身份安排好座位，一般以第七、八排座位为佳。 / i+ R* i, f; S' U: c9 Z
参观游览。 - q* g' L7 T" E$ H
根据来访目的、性质、外宾意愿和兴趣，选择有针对性的游览项目，安排身份相当的陪同人员和解说员、导游。 7 `) F3 n+ _9 T3 y) g5 |5 v# l
接待标准 * k3 n3 ?+ Z( j) \ V7 o
⑴用餐标准。 " a( }1 }& j2 p" [: v2 @
1、招待官员、关系户 80~120元/人·餐
* D, H( w4 d$ Y7 g4 q7 h4 D0 a 2、较重要官员、关系户 50~80元/人·餐 7 y+ U1 K( c9 G) ?$ f- O3 d, m( m' ]
3、地方一般干部、外单位来人 10~30元/人·餐
& f9 I/ f( h' B! W4 | 4、公司分支机构来人 15元左右/人·餐 / x" s3 i8 h& @ t. r. n; J
5、常客 员工标准 " t6 y5 t1 h) X
(2)住宿安排。
% S- B" W4 w/ P6 d 招待对象 标准 审批权限
A .较重要官员 200~350元/天 总经理
B .公司分支机构 按公司标准
C .常客 自 愿
3 ^& N+ Z/ k( h; ]2 P; l 十一.附则
1.涉及重大接待活动，需行政部会同公关部协调执行。
* a) X; a$ i: R 2.本办法由行政部解释执行，由公司总经理颁布生效。
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